Google-kalenteri perheen yhteisenä kalenterina

Missä Google-kalenteri kompastuu perhekäytössä

Ongelma ei ole sovelluksen puute. Google-kalenteri on useimmilla jo käytössä, mutta oma kalenteri ei muutu perheen yhteiseksi itsestään. Työkalenteri on tehty yhtä ihmistä varten: se on täynnä palavereita, joilla ei ole toiselle vanhemmalle mitään merkitystä, eikä sitä ole tarkoitettu jaettavaksi. Kun perheen menot valuvat sinne sekaan, toinen vanhempi näkee joko kaiken tai ei mitään.

Suomalaisessa lapsiperheessä kolme puutetta tulee vastaan nopeasti. Google-kalenteri ei lue Wilman viestejä eikä niiden liitteitä, joten retket, vanhempainillat ja teemapäivät pitää kirjata käsin. Harrastusten ajat ovat joukkueen omassa sovelluksessa, eivät kalenterissa. Kalenterissa ei myöskään ole näkymää, joka kertoisi kello seitsemän aamulla yhdellä silmäyksellä, kuka vie ja kuka hakee. Niinpä Google-kalenterista tulee työkalu töille ja yksittäisille menoille, mutta arjen rungoksi siitä ei ole.

• Työkalenteri on tehty yhdelle ihmiselle, ei jaettavaksi: siinä on paljon sellaista, mikä ei kuulu toiselle vanhemmalle
• Wilman viestit ja liitteet eivät siirry kalenteriin itsestään, joten koulun menot jäävät helposti kirjaamatta
• Harrastusten ajat jäävät joukkueen sovellukseen, jolloin ne eivät näy perheen viikkonäkymässä
• Aamun kiireeseen ei ole omaa näkymää: päivän tiedot pitää kaivaa listasta, jossa on kaikki muukin

Mitä perheet yleensä kokeilevat

Tavallisin ratkaisu on tehdä Google-kalenteriin erillinen Perhe-kalenteri ja jakaa se puolisolle. Periaate on oikea, ja moni pärjää sillä pitkään. Käytännössä se pettää aina samasta kohdasta: menot päätyvät väärään kalenteriin. Puhelin ehdottaa oletuksena työkalenteria, kiireessä painetaan tallenna, ja merkintä jää toiselta vanhemmalta näkemättä.

Toinen yleinen yritys on antaa jokaiselle perheenjäsenelle oma väri. Värit erottavat lasten menot toisistaan, mutta ne eivät kerro, kumpi vanhemmista vie ja kumpi hakee. Kutsut taas toimivat yksittäisessä tapauksessa: illallinen, palaveri, syntymäpäivä. Arjen jatkuvaan jakamiseen ne ovat raskaita, koska jokainen muutos pitää kuitata uudelleen. Google-kalenteri vastaa hyvin kysymykseen, mitä tapahtuu, mutta ei kysymykseen, kuka hoitaa.

• Erillinen Perhe-kalenteri ja jakaminen puolisolle: periaate on oikea, mutta merkinnät päätyvät silti väärään kalenteriin
• Värikoodaus henkilöittäin: selkeyttää näkymää, mutta ei kerro, kuka vastaa mistäkin
• Kutsut ja kutsuvastaukset: toimivat yksittäisiin tapahtumiin, eivät viikoittaiseen vuorojen jakoon
• Menojen kirjaaminen Wilmasta käsin: toimii niin kauan kuin joku jaksaa tehdä sen joka viikko

Toimivampi tapa rakentaa perheen kalenteri

Google-kalenteria ei kannata heittää pois. Synkronointi on luotettavaa, se toimii jokaisella laitteella ja koko perhe osaa sen jo. Kysymys on työnjaosta: mikä kuuluu Google-kalenteriin ja mikä tarvitsee jotain muuta. Google-kalenteri hoitaa ajat, toistot ja muistutukset. Sen rinnalle tarvitaan kodin kerros, joka kertoo, kuka vastaa, mitä aamulla tapahtuu ja miten menot liittyvät ruokaan ja kotitöihin.

Käytännössä sääntöjä on kolme. Työmenot, jotka muuttavat perheen iltaa tai aamua — myöhäinen palaveri, työmatka, aikainen lähtö — merkitään jaettuun kalenteriin, niin että toinen näkee ne kysymättä. Harrastuskauden ajat kopioidaan kalenteriin kerralla kauden alussa, ei viikko kerrallaan. Wilmasta tulevat päivämäärät kirjataan yhdellä istumalla kerran viikossa. Kun nämä kolme ovat kunnossa, jaettu kalenteri alkaa vastata todellisuutta ja loppu jää kodin kerroksen tehtäväksi.

• Pidä Google-kalenteri synkronointikerroksena: ajat, toistot ja muistutukset
• Erottele työhön kuuluva ja perheelle merkityksellinen — se on koko jakamisen tärkein ratkaisu
• Merkitse vastuu jo otsikkoon äläkä oleta, että toinen päättelee sen
• Ota rinnalle kerros, joka hoitaa aamunäkymän, vastuut ja yhteyden ruokaan ja kotitöihin

Esimerkki viikon rytmistä

Sunnuntai-ilta on luonteva tarkistuspiste. Molemmat vanhemmat avaavat jaetun kalenterin ja käyvät tulevan viikon läpi: ovatko perheen menot oikeassa kalenterissa vai jäikö jokin työkalenterin puolelle, onko kyydeistä sovittu, onko Wilmaan tullut jotain, mikä ei vielä näy. Kymmenen minuuttia riittää, kun sen tekee joka viikko.

Keskiviikko on toinen tarkistuspiste, ja se saa olla lyhyt. Käy puhelimesta läpi torstai ja perjantai: onko jokin siirtynyt, onko joukkueen sovellukseen ilmestynyt uusi peli, onko loppuviikolle tullut jotain, mitä sunnuntaina ei vielä ollut. Minuutin vilkaisu keskiviikkona estää suurimman osan torstain yllätyksistä.

• Sunnuntai-ilta: molemmat käyvät tulevan viikon läpi jaetusta kalenterista
• Tarkista, että perheen menot ovat jaetussa kalenterissa eivätkä työkalenterissa
• Kirjaa viikon Wilma-päivämäärät yhdellä istumalla
• Keskiviikko: nopea vilkaisu torstaihin ja perjantaihin muutosten varalta
• Kauden alussa: kopioi harrastusten ajat kalenteriin kerralla koko kaudeksi

Mitä Zenframe tekee tämän päälle

Zenframen kalenteri toimii Google-kalenterin rinnalla tai sen tilalla. Google-kalenterin vahvuus on synkronointi ja muistutukset; Zenframen puoli on arjen kerros: aamunäkymä, vastuun merkitseminen menolle ja yhteys ruokasuunnitteluun ja kotitöihin. Perhe, jolla Google-kalenteri on jo käytössä, voi pitää sen pohjana ja ottaa Zenframen sen rinnalle.

Zenframen avustaja lukee koulusta tulevia PDF-tiedostoja ja kuvia — esimerkiksi Wilman liitteenä tulevan lukujärjestyksen tai retkikirjeen — ja tekee niistä kalenterimerkinnät. Sitä Google-kalenteri ei tee. Avustaja osaa myös koota, mitä viikolle on suunniteltu, jolloin sunnuntain läpikäynti lyhenee. Seinälle kiinnitettävä Zenframe-näyttö pitää saman viikon esillä keittiössä, joten päivän menot näkee ilman puhelinta.

• Zenframen kalenteri toimii Google-kalenterin rinnalla — sitä ei tarvitse korvata
• Avustaja lukee Wilman liitteitä ja koulun PDF-tiedostoja ja muuttaa ne kalenterimerkinnöiksi
• Aamunäkymä ja vastuumerkinnät ovat se osa, jota Google-kalenterissa ei ole
• Seinänäyttö pitää viikon esillä keittiössä, eikä kenenkään tarvitse avata puhelinta

Käytännön asiat, jotka kannattaa tehdä ensin

• Tee Google-kalenteriin yksi Perhe-niminen kalenteri ja jaa se puolisolle. Kaikki perheen menot sinne, ei työkalenteriin.
• Aseta jaettu kalenteri puhelimen oletuskalenteriksi, muuten kiireessä tallennettu meno päätyy työkalenteriin.
• Kirjoita vastuu otsikkoon: ”Uinti, Eeli — isä hakee” kertoo enemmän kuin pelkkä ”Uinti”.
• Kopioi harrastuskauden ajat kalenteriin heti kauden alussa. Se vie vartin ja kestää koko kevään.
• Aseta muistutukset niin, että ne menevät molemmille vanhemmille eivätkä vain sille, joka merkinnän teki.
• Varaa Wilman läpikäynnille kiinteä hetki viikossa ja siirrä päivämäärät kalenteriin samalla kertaa.

FAQ